Gestionale magazzino: cos’è e come sceglierlo

La gestione del magazzino rappresenta una delle attività più strategiche per qualsiasi impresa che tratta beni fisici. Che si tratti di un’azienda manifatturiera, una logistica conto terzi, un’industria alimentare o un rivenditore con e-commerce, disporre di un sistema efficiente per il controllo del magazzino può determinare la differenza tra efficienza e spreco.

In questo contesto, il Gestionale magazzino si configura come uno strumento fondamentale, capace di digitalizzare, automatizzare e ottimizzare le operazioni logistiche.

In questo articolo approfondiremo cos’è un gestionale magazzino, quali sono le funzionalità fondamentali che deve avere, come inserirlo nei processi dell’impresa e soprattutto come scegliere quello più adatto.

Cos’è un gestionale magazzino

Un gestionale magazzino cha può essere chiamato anche WMS Warehouse Management System, è un software progettato per controllare e gestire le operazioni quotidiane di un magazzino.

Queste operazioni includono:

• Ricevimento merci
• Stoccaggio
• Picking
• Spedizione

Il gestionale magazzino funge da “nucleo operativo” per la logistica, permettendo di sapere in ogni momento dove si trovano i prodotti, in che quantità, con quali movimenti sono entrati o usciti e con quale destinazione.

Il software può operare da solo oppure essere integrato con altri sistemi aziendali, come ERP (Enterprise Resource Planning), CRM (Customer Relationship Management) e piattaforme e-commerce.

I vantaggi dell’utilizzo di un gestionale magazzino

L’adozione di un gestionale porta con sé una serie di vantaggi competitivi per le imprese:

1. Riduzione degli errori umani: attraverso l’automazione, si abbattono gli errori di inserimento dati, picking errato o spedizioni sbagliate.
2. Ottimizzazione dello spazio: il software aiuta a organizzare meglio scaffali, corsie e pallet, sfruttando al massimo il volume disponibile.
3. Aumento della produttività: con flussi più ordinati, il personale impiega meno tempo per completare le stesse operazioni.
4. Controllo in tempo reale: permette di sapere in ogni momento la situazione delle scorte e l’andamento delle operazioni.
5. Migliore servizio al cliente: grazie a spedizioni più rapide e affidabili, si migliora la customer satisfaction.
6. Riduzione dei costi: meno sprechi, meno rotture di stock, meno ore/uomo impiegate equivale a più efficienza e risparmio economico.

Gestionale magazzino: le funzionalità principali

Esistono tantissime tipologie di gestionali magazzino e le funzionalità che hanno dipendono molto dalla tipologia di utilizzo per cui sono stati progettati: un gestionale magazzino per una logistica conto terzi è molto diverso da uno progettato per un’industria manifatturiera.

Ci sono comunque una serie di funzionalità che sono comuni a tutte le tipologie e sono fondamentali, ecco quali sono:

1. Gestione degli articoli

Ogni software per la gestione del magazzino deve avere un sistema di registrazione dettagliata dei prodotti gestiti: codici, descrizione, categorie, peso, volume, codici a barre, fornitori, etc. Se il software di gestione magazzino è integrato con la gestione aziendale e/o i software dei clienti nel caso di una logistica conto terzi, è possibile che la gestione della registrazione dei prodotti sia automatizzata, con uno scambio di informazioni costante.

2. Gestione della giacenza

Un’altra funzionalità fondamentale per ogni software di gestione magazzino è il monitora in tempo reale le quantità presenti in magazzino (con indicazione del punto di riordino per le imprese manifatturiere) e scorte minime e massime.

3. Tracciabilità lotti e scadenze

È importante per tutte le imprese e particolarmente utile nel settore alimentare, farmaceutico o cosmetico, la tracciabilità di lotti e scadenze è una funzionalità molto importante nei software di gestione magazzino, perché consente di risalire rapidamente a lotti e date di produzione/scadenza.

4. Movimentazione merci

Il gestionale magazzino deve registrare ogni entrata e uscita merci, tramite lettori barcode o qr code, gestendo completamente il flusso logistico in modo efficiente.

5. Picking e packing

La gestione del prelievo (picking) e l’imballaggio (packing) degli ordini è fondamentale per supportare il personale operante nel reparto logistico.

6. Reportistica e analisi

Ogni gestionale magazzino deve generare report su rotazione degli articoli, prodotti più venduti e livello delle scorte, in modo da supportare i capo reparto e la direzione nell’ottimizzazione del magazzino.

7. Integrazione con altri sistemi

Un gestionale magazzino deve collegarsi facilmente con ERP, software contabili, piattaforme di vendita online e corrieri per la stampa automatica delle etichette.

Come scegliere il gestionale magazzino più adatto?

Scegliere un gestionale di magazzino non è un’operazione banale, perché ogni impresa ha esigenze e necessità diverse. Ecco alcuni criteri da valutare per capire quale gestionale magazzino è più adatto:

1. Dimensione e Complessità del Magazzino: Una piccola impresa può accontentarsi di un gestionale semplice, mentre un centro logistico ha bisogno di un WMS avanzato, magari integrabile con automazioni (carrelli automatici, robot, etc.).
2. Scalabilità: È fondamentale scegliere un software che cresca con l’azienda. Meglio investire in una soluzione modulare e scalabile piuttosto che cambiare sistema ogni 2 anni.
3. Facilità d’Uso: L’interfaccia dev’essere intuitiva. Un gestionale troppo complesso può causare problemi di adozione da parte del personale.
4. Supporto Tecnico e Assistenza: Verificare che l’azienda che sviluppa il gestionale offra un supporto reattivo e competente, meglio se in lingua italiana.

Se la tua impresa ha bisogno di un alto livello di personalizzazione e supporto tecnico potresti considerare un gestionale magazzino personalizzato.

Software gestionale personalizzato: è la soluzione giusta per la tua impresa?

In molti casi, soprattutto in caso di processi di logistica complessi come le imprese di logistica conto terzi oppure le imprese che hanno già provato una soluzione software standard e non si è adattata ai processi può essere vantaggioso sviluppare un software di gestione magazzino personalizzato.

I nostri programmatori si sono spesso occupati di sviluppare software gestionali personalizzati per le imprese, sia soluzioni piccole per piccole imprese che software molto strutturati per grandi imprese.

Quando è il caso di considerarlo?

• I processi aziendali non si adattano ai software generici
• Si hanno esigenze di integrazione molto specifiche con sistemi aziendali
• La personalizzazione offerta dai software commerciali è insufficiente
• Si vuole avere il controllo totale sul codice, sui dati e sull’infrastruttura
• Si lavora in un settore di nicchia (es. logistica industriale avanzata, materiali ad alto rischio, temperature controllate)

Un software personalizzato ha svariati vantaggi per le imprese che lo scelgono:

1. Aderenza totale ai processi aziendali: il software viene costruito attorno al modo in cui l’azienda opera, non il contrario.
2. Flessibilità e adattabilità: ogni funzionalità può essere implementata o modificata nel tempo, senza dipendere da roadmap esterne.
3. Integrazione con altri sistemi: si possono implementare integrazioni su misura con CRM, ERP, e-commerce, piattaforme IoT o macchinari industriali.
4. Vantaggio competitivo: un sistema cucito sulle proprie specificità può offrire performance superiori rispetto a quelli standard.
5. Possesso del codice: l’impresa può decidere in autonomia sviluppi futuri, senza vincoli contrattuali con vendor terzi.

Conclusioni

Il gestionale di magazzino è oggi uno strumento imprescindibile per qualsiasi realtà che gestisca prodotti fisici.

Che si opti per un software pronto all’uso o per una soluzione personalizzata, l’obiettivo dev’essere sempre lo stesso: aumentare l’efficienza, ridurre i costi e migliorare la visibilità operativa.

Per scegliere il gestionale giusto è fondamentale analizzare a fondo le proprie esigenze, coinvolgere i reparti operativi e ragionare in un’ottica di lungo termine.

E quando le soluzioni standard non bastano, il software su misura può rivelarsi la scelta vincente, a patto che si affronti il progetto con visione, competenza e pianificazione.